Search
Vier als organisatie je succes

Profiteer van het ‘dat-hebben-we-maar-mooi-met-elkaar-geflikt’-effect

Het wordt stil. Onze gezichten betrekken.

Onze voorzitter vat het duidelijk samen: ‘’We zullen dit jaar dus geen Future organiseren.’’

We hebben ons er zo op verheugd.

Om met elkaar voor de tweede keer een internationaal Future-toernooi op ons tennispark te organiseren. Een toernooi dat staat. Een toernooi waarover de tennisliefhebbers blijven praten.

Daar willen we voor 100% voor gaan. Net als het jaar ervoor.

De toelichting van de voorzitter maakt het niet makkelijker te verteren. Het ligt niet aan onze inzet en de geboekte resultaten van het eerste jaar. Wel aan het geld. De tennisbond wil niet voldoende bijdragen. De club kan het financiële risico niet dragen. Over en uit.

Ontlading, geluk, ontroering

Zo diep als deze teleurstelling, zo sterk was de energie het jaar ervoor. Toen we het wel voor elkaar kregen. Topspelers uit allerlei landen waren een hele week op ons park. Ze waren tevreden over de kwaliteit van de banen en zeer te spreken over de catering. De tribunes zaten elke avond vol. De pers was bijna dagelijks aanwezig. De sponsoren gaven complimenten. Wat wil je nog meer?

Wat mij het meest is bijgebleven, is dat enorm trotse en energieke gevoel na afloop. Ontlading, geluk, en ontroering. Dat-hebben-we-maar-mooi-met-elkaar-geflikt.

Herken je het? Dat saamhorige gevoel, als cadeautje voor alle inspanningen?

Ik denk dat je er als organisatie van een evenement of activiteit voordeel uit kunt halen.

Je kunt ervan profiteren.

Er is veel te regelen.

Een evenement organiseren in je woonplaats. Een open dag van je bedrijf. Een actie voor het goede doel. Het kosten vele uren vergaderen, ideeën uitwerken, publiciteit krijgen. Er moet geld voor komen. Er zijn vrijwilligers nodig. Er is veel te regelen.

Maar is er meer.

Je bent met plezier aan het werk. Je leert van elkaar. Je betekent iets voor een ander. Voor een klant, het publiek van je evenement of voor de leden van je vereniging. En je kunt trots zijn op het resultaat. Dat verbindt, brengt medewerkers, bestuurs- of commissieleden bij elkaar en het stimuleert verbeteringen en nieuwe ideeën.

Voor het internationale tennistoernooi regelde ik de communicatie. Ter voorbereiding had ik een gesprek met een ervaren communicatieadviseur die me hielp met het nadenken over doelen, doelgroepen en boodschappen van de communicatie. Wat moeten de spelers, je publiek, maar ook je vrijwilligers weten over het toernooi. Wat moeten ze onthouden? Wat moeten ze ervan vinden?

Waar wil je dat deelnemers en medewerkers na afloop over praten?

Als vrijwilliger bij de Future wist ik het wel. Het toernooi was professioneel georganiseerd. Ik kon mijn ideeën inbrengen. Er waren financiële middelen. Catering en kleding werden verzorgd. En er was prachtig tennis te zien. Ik was supertrots dat we dit met elkaar voor elkaar hadden gekregen.

En het jaar erop? Dan zou ik er zeker weer aan meewerken.

Zo profiteer je als organisatie van het succes.

Met tevreden mensen die ervoor willen gaan. Met publiek dat weer terug wil komen.
Als organisator heb je de neiging om als eerste te kijken naar wat er niet goed ging. Wat er de volgende keer anders moet. Doe dat niet. Kijk eerst naar wat er goed ging, naar de successen. En vier die met iedereen die erbij betrokken was. Met je medewerkers, met de vrijwilligers, met de sponsoren.

Straal het succes ook uit naar je publiek. Benoem dat het geslaagd was, dat het interessant en de moeite waard was. Een goed persbericht versturen of een positief bericht op de sociale media plaatsen is voldoende.

Natuurlijk wil je ook kijken naar de verbeterpunten voor een volgende keer. Schrijf ze op om ze niet te vergeten. Maar ga het er pas later met elkaar over hebben. Eerst is er wat te vieren.

Hoe vier je je succes?

1. Bedank al je medewerkers en vrijwilligers uitbundig. Met iets concreets zoals een barbecue, etentje of borrel. Bezuinig hier niet op, maar zorg dat het goed is.

2. Blik met elkaar terug. Ook letterlijk met foto’s of film. Laat de successen nog een keer voorbijkomen.

3. Spreek uit wat er goed ging. Benoem het aantal bezoekers, deelnemers of de opbrengst.

4. Benoem wat je medewerkers, vrijwilligers en sponsoren eraan bijgedragen hebben. Waardoor hebben zij je activiteit mogelijk en tot een succes gemaakt?

5. Geef je medewerkers of vrijwilligers nog iets mee. Bijvoorbeeld een T-shirt of persoonlijke actiefoto als aandenken. Of een paar uur vrij de volgende dag.

6. Bedank je sponsoren nog een keer met een persoonlijk bericht, via e-mail en op Facebook of Twitter.

Zo kun je profiteren van het ‘dat-hebben-we-maar-mooi-met-elkaar-geflikt’-effect. Meer ideeën? Laat het even weten.

Related Posts:

write a comment