Search
evenement als project

Organiseer in 7 stappen een succesvol evenement

Ik blijf maar net overeind. Op een veel te zware bakfiets met twee rammelende melkbussen slinger ik door de straten van Zuidwolde. Ik ben voor één dag melkboer. Een melkboer uit het begin van de vorige eeuw die zijn melk nog met de melkkar rondbrengt naar zijn klanten. Samen met 30 andere ambachtslieden en venters uit grootmoederstijd doe ik mee aan een nostalgische voertuigendag in ons dorp.  Het centrum is één grote Albert Cuyp met standhouders die hun ambachten demonstreren. Het publiek geniet zichtbaar van de muziekoptredens en van de boelveiling met twee veilingmeesters die de longen uit hun lijf schreeuwen. Er komen op één dag 7200 bezoekers naar ons dorp met 6150 inwoners. Ons evenement staat in de week erop in alle plaatselijke en regionale kranten.

Ik ben meer dan trots na afloop. Niet omdat ik met alle moeite op de melkfiets ben blijven zitten. Maar vooral omdat ik in de organisatie zit. Ik ben verantwoordelijk voor de communicatie van het evenement.

Hoe wordt mijn evenement een succes?

Een evenement organiseren voor de ondernemersvereniging waar je lid van bent.  Als commissie wil je hoe dan ook succes. Je wilt dat de voorpagina’s van de kranten vol staan met berichten over jouw evenement. Je wilt dat de deelnemers laten merken dat ze nog nooit zo goed verzorgd zijn. En je wilt dat vrijwilligers zich spontaan aanmelden om volgend jaar weer mee te doen.
Je bent enthousiast en hebt de volledige medewerking van je bestuursleden. Toch is er een stemmetje in je hoofd dat zich afvraagt: waar ga ik beginnen? Wat en wie heb ik ervoor nodig? Hoe kom ik in hemelsnaam aan inkomsten? En dan alle publiciteit nog.
Er is maar één oplossing. Zie een evenement als een project.

Hoe pak je een evenement aan als een project?

Een project is structuur. Structuur geeft houvast. Houvast is zekerheid.  Zo houd je energie en dus plezier over voor de organisatie. Zelfs kleine acties – het verjaardagfeestje van je kind of  de organisatie van de buurtbarbecue  – zijn geschikt om projectmatig uit te voeren.

Wanneer is iets een project?

Dat is simpel. Zodra je iets nieuws maakt of organiseert, samen met anderen, dat voor een bepaalde tijd klaar moet zijn en waarvoor een bepaald budget beschikbaar is. Er is een plan en een organisator die bewaakt dat het goed wordt uitgevoerd. Het organiseren van een lezing of een festival, het openen van een winkel, het maken van een website, het verbouwen van je huis. Allemaal projecten.

Je hebt een project. En wat nu? Doorloop deze 7 stappen:

Stap 1: het begint met een idee en een paar mensen uit je omgeving die er ook enthousiast over zijn. Geen gemaar, bezwaren of andere hobbels, jullie willen gelijk aan de slag. That’s the spirit!

Stap 2: stel een projectteam samen en verdeel de taken. Er is altijd een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Maak het projectteam niet te groot, wel gezellig maar dat beperkt de slagvaardigheid enorm. Houd het op maximaal acht personen.

Stap 3:  stel een plan van aanpak op. Dat klinkt ingewikkeld, maar is niet meer dan een A4 met deze onderdelen:

– Wat is het doel van het evenement? Wat moet het resultaat zijn?
– Wat heb je nodig? Denk aan ruimtes, aankleding, vergunningen, publiciteit.
– Wie heb je nodig? Denk aan de gemeente, cateraar, ontwerper, de pers.
– Wat zijn de kosten en hoe ga je aan inkomsten komen?
– Hoe zorg je voor voldoende publiciteit?

Laat het plan van aanpak goedkeuren door je leidinggevende, de bestuursvoorzitter of de ledenvergadering. Zo kun je alle medewerking verwachten in de verdere voorbereidingen.

Zonder planning ben je nergensplanning project

Stap 4: maak een planning. Je wilt niet middenin de nacht zwetend wakker schrikken, omdat je nog helemaal niet dacht aan het aanvragen van een evenementenvergunning. Een planning geeft overzicht en rust in je hoofd.

Stap 5: stel een draaiboek op. Zet vanuit het plan van aanpak alle voorbereidingen om in acties. Wat moet door wie en voor wanneer geregeld zijn. De acties vink je dan af als ze gedaan zijn. En wat nou het mooiste is, volgend jaar haal je het draaiboek gewoon weer uit de kast.

Stap 6: zit met het projectteam regelmatig om tafel. Bespreek de voortgang, nieuwe ideeën en verzin oplossingen voor problemen. Hoe kunnen we verkeerschaos voorkomen, wie kan voor ons het programmaboekje maken of waar bestellen we de hapjes?

Maak een verslag met alle besluiten en acties of werk het draaiboek bij. Een mailtje met kort de actiepunten op een rij voldoet ook.  Als iedereen de afspraken maar makkelijk terug kan vinden.

Met evalueren rond je het project af. En ga je de volgende keer vrolijk verder.

Stap 7: Evalueer je evenement met het projectteam en de vrijwilligers die aan je evenement bijdroegen. Wat ging er goed, wat kan er beter? Zijn we tevreden over het aantal bezoekers? Waren alle vrijwilligers voldoende geïnformeerd? Hoe krijgen we de volgende keer nog meer inkomsten?

Dit evalueren levert je verbeteringen op voor de editie van volgend jaar. Leg de suggesties vast in een verslag of pas het draaiboek direct aan. Zo pak je de volgende keer de draad zo weer op.

En vergeet niet om de successen te vieren. Met een glaasje, hapje, een barbecue mag ook. Zet je medewerkers, vrijwilligers en sponsoren in het zonnetje en bedank ze. Zij zijn het succes van jouw evenement. En aan een goed georganiseerd evenement wil je toch altijd mee doen?

Plannen voor een evenement? En ga je voor succes?

Met deze 7 stappen bij de hand gaat het zeker lukken. Zie een project vooral als een handigheid die bijdraagt aan een succesvol evenement. Ik ben benieuwd naar je ervaringen.

Related Posts:

write a comment